- Préambule – DEFINITIONS
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après «RGPD») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cas de notre activité, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.
Pour une bonne compréhension de la présente Politique, les termes suivants sont définis comme suit:
- donnée à caractère personnel : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée) ; est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
- personnes concernées (ci-après «Personnes Concernées») : les personnes (à l’exception des salariés) dont nous traitons les données, et notamment les candidats au recrutement, les clients, prospects et fournisseurs.
- traitement de données à caractère personnel : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
- violation de données à caractère personnel : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.
- Objet
Pour satisfaire à son bon fonctionnement, nous sommes tenus de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
La présente Politique a pour objet de satisfaire à notre obligation d’information et de rappeler les droits dont vous disposez en matière de données à caractère personnel.
- Portée
La présente Politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées, à l’exception de nos salariés (qui font l’objet d’une politique spécifique de protection des données).
La présente Politique ne porte que sur les traitements dont nous sommes « responsable du traitement » au sens du RGPD.
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par nos soins, ou par le biais d’un sous-traitant.
- Principes généraux & collecte des données
Nous ne mettons en oeuvre aucun traitement s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services, ou traitées en relation avec nos services, et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Les cas d’usage sont les suivants :
| La gestion et le suivi de la relation commerciale avec nos clients |
Toutes démarches liées à la mise en place et le suivi des contrats, commandes, abonnements, livraisons, gestion de votre compte client, gestion des réclamations ; l’envoi d’informations et de newsletters personnalisées sur nos produits et services et leur évolution, sur notre actualité, sur votre actualité professionnelle, lorsque ces informations et newsletters sont directement liées à vos abonnements et font partie intégrante de vos abonnements ; l’élaboration de statistiques commerciales |
| La gestion et le suivi de la relation commerciale avec nos fournisseurs et prestataires |
Toutes démarches liées à la mise en place et suivi des contrats, commandes, abonnements, livraisons, gestion des réclamations |
| La gestion de la facturation et de la comptabilité |
Toutes démarches afférentes à la facturation et à la comptabilisation de produits ou services |
| La gestion du recouvrement et du contentieux |
Toutes démarches destinées à nous permettre de recouvrer les sommes qui nous sont dues |
| L’exécution de nos services |
Toutes démarches liées à la fourniture de nos produits et services, et à l’exécution des contrats d’abonnement |
| La gestion des candidatures |
Suivi des candidatures, évaluation de la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé, convocations à des entretiens |
| Jeux – concours |
Toute démarche ludique destinée ou non à faire gagner un gain à nos clients ou prospects. Ils peuvent être réalisés on line ou off line, directement par notre société ou par nos partenaires. Les données collectées sont celles nécessaires à la gestion des participations, l’identification des participants et l’attribution des gains ou des lots |
| Prospection et marketing |
Toutes démarches de nature commerciale, suivi commercial; prospection, généralement par courrier électronique, SMS, téléphone; opérations de parrainage, offres promotionnelles; réalisation de sondages, études, enquêtes de satisfaction et tests produits ; amélioration de votre expérience utilisateur quant à nos produits, services, sites et/ou applications ; l’envoi d’informations et de newsletters personnalisées sur nos produits et services et leur évolution, sur notre actualité, sur votre actualité professionnelle; analyse de vos préférences en matière d’achat |
| Évènements |
Manifestations organisées par notre société ou auxquelles celle-ci participe ou sponsorise;Les données sont généralement collectées lors de l’inscription à l’événement (directement ou via un partenaire) ou lors de l’événement lui-même (bulletin, questionnaire, carte de visite, applications mobiles dédiées, …) |
| Médias sociaux |
Toutes opérations de social selling. Elles regroupent notamment le recueil de données liées à des inscriptions, posts, likes, reply et forwards, commentaires, avis … |
| Cookies |
Voir sur ce point notre Politique des cookies. |
- Types de données collectées
| Données non techniques
(selon les cas d’usage) |
Identification (nom, prénom, …)
Numéros de téléphone fixe/portable
Adresse mail
Données bancaires
Photo, lorsque vous nous accordez ce droit
Vie personnelle / professionnelle, lorsque c’est nécessaire
Adresse personnelle, lorsque c’est nécessaire |
| Données techniques
(selon les cas d’usage) |
Données d’identification (IP)
Données de connexion (logs notamment)
Données d’acceptation (clic) |
- Origines des données
Les données relatives aux Personnes Concernées sont généralement collectées directement auprès d’elles (collecte directe).
La collecte peut aussi être indirecte :
- via des entreprises spécialisées (achat ou location de base) ou via nos partenaires et fournisseurs. Dans ce cas, nous prenons le plus grand soin à nous assurer de la qualité des données qui nous sont communiquées;
- via du parrainage. Dans ce cas, le parrain s’assure qu’il peut nous communiquer les données de la personne.
- Finalités et bases légales
Selon les cas, nous traitons vos données pour les finalités suivantes :
- fourniture de nos produits et services, exécution du contrat d’abonnement ;
- gestion de la relation client / prospect, prospection commerciale ;
- gestion de la relation fournisseur, souscription à des produits ou services ;
- gestion des candidatures ;
- gestion de la facturation et de la comptabilité;
- gestion des réclamations, du précontentieux et du contentieux;
- gestion des demandes de désinscription et de désabonnement aux newsletters ;
- amélioration de nos produits et services, enquêtes de satisfaction, sondages, tests produits et services ;
- opérations de marketing et communication ;
- analyses marketing ;
- statistiques ;
Les traitements mis en œuvre au titre de la présente Politique ont tous pour base légale l’exécution d’un contrat ou l’intérêt légitime de notre société.
Lorsque c’est nécessaire, nous recueillons le consentement des Personnes Concernées.
- Destinataires des données
Nous nous assurons que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.
| Destinataires internes |
Destinataires externes |
| – le personnel habilité du service marketing & communication, du service commercial, du service RH, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
– le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ; |
– les partenaires et prestataires de notre société ;
– nos filiales, ou autres entités appartenant au même groupe;
– les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
– le personnel habilité des sous-traitants. |
Les destinataires des données à caractère personnel des Personnes Concernées sont soumis à une obligation de confidentialité.
Par ailleurs, vos données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, nous ne sommes pas responsables des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
- Durée de conservation
La durée de conservation de vos données est définie au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur notre société et, à défaut, en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
| Traitement |
Durée de conservation |
| Données relatives aux clients |
Pendant la durée des relations contractuelles avec notre société, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation et des délais de prescription |
| Données relatives aux prospects |
3 ans à compter de leur collecte par notre société ou du dernier contact émanant du prospect |
| Données relatives aux fournisseurs et prestataires |
Pendant la durée des relations contractuelles avec notre société, augmentée des délais de prescription et ceux imposés par les obligations de conservation |
| Données traitées pour la gestion des participations à des jeux concours |
6 mois à compter de leur collecte |
| Données traitées pour l’élaboration de statistiques commerciales et marketing |
3 ans après la fin de la relation contractuelle |
| Données traitées pour la réalisation de sondages, études, enquêtes de satisfaction et des tests produits |
2 ans à compter de leur collecte |
| Candidature et recrutement |
Destruction immédiate si le candidat n’est pas retenu ni pour le poste à pourvoir.
Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat s’il en est informé. |
| Données techniques |
1 an |
| Données bancaires |
Pendant la durée des relations contractuelles avec notre société, augmentée des délais de prescription et ceux imposés par des obligations de conservation |
Lorsque la réglementation l’exige, ces délais pourront être plus longs.
De plus, il est précisé qu’en cas de collecte d’une donnée à caractère personnel pour plusieurs finalités, celle-ci sera conservée jusqu’à l’épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de restaurer les données.
- Droit de confirmation et droit d’accès
Vous disposez du droit de nous demander la confirmation que des données vous concernant sont ou non traitées.
Vous disposez également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande doit émaner de la Personne Concernée elle-même et il ne doit exister aucun doute quant à son identité. À défaut, nous nous réservons le droit de solliciter la communication de tout élément permettant son identification, tel que notamment la copie d’une pièce d’identité ;
- être formulée par écrit à l’adresse du DPO indiquée à l’article 23 de la présente Politique.
Vous disposez du droit de nous demander une copie de vos données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, nous pourrons exiger la prise en charge financière de ce coût.
Si vous présentez votre demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées vous seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive, c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.
- Mise à jour – actualisation et rectification
Nous répondons aux demandes de mise à jour :
- automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui, techniquement ou légalement, peuvent être mis à jour ;
- sur demande écrite émanant de la Personne Concernée elle-même qui doit justifier de son identité.
- Droit à l’effacement
Le droit à l’effacement ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les Personnes Concernées pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- lorsque la Personne Concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- la Personne Concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- la Personne Concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la Personne Concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.
- Droit à la limitation
Les Personnes Concernées sont informées de ce que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer si la mesure où le traitement opéré est licite et que les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution d’un contrat.
- Droit à la portabilité
Le droit à la portabilité ne peut être exercé que dans le cas particulier de données communiquées par la Personne Concernée elle-même, sur des services en ligne que nous proposons et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
- Décision individuelle automatisée
Nous ne procédons pas à des décisions individuelles automatisées.
- Droit post mortem
Les Personnes Concernées sont informées qu’elles disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent auprès du DPO (dont les coordonnées sont indiquées à l’article 23 de la présente Politique), par l’envoi d’une demande écrite accompagnée d’une copie d’une pièce d’identité.
- Caractère facultatif ou obligatoire des réponses
Les Personnes Concernées sont informées sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
- Droit d’usage
Notre société se voit conférer par les Personnes Concernées un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies, qui sont le fruit de notre travail de traitement et d’analyse, demeurent la propriété exclusive de notre société (analyse d’usage, statistiques, etc.).
- Sous-traitance
Nous pourrons faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel.
Dans ce cas, nous nous assurons du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
- Flux Transfrontaliers
Nous nous réservons le choix d’avoir ou non des flux transfrontières pour les données à caractère personnel que nous traitons.
En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers à l’Union Européenne ou vers une organisation internationale, nous nous assurons que les données soient soumises à un niveau de protection adéquat et conforme à la réglementation, en recourant notamment à des garanties appropriées.
- Sécurité
Nous mettons en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
- l’utilisation de mesures de sécurité pour l’accès aux locaux (fermeture des bureaux, badges, etc.).
- la sécurité de l’accès à nos postes informatiques et smartphones.
- login et password pour nos applications métiers.
- la gestion des habilitations pour l’accès aux données.
- VPN dans le cadre des connexions à distance.
Pour ce faire, nous pourrons nous faire assister de tout tiers de notre choix pour procéder, aux fréquences que nous estimerons nécessaire, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.
En tout état de cause, nous nous engageons, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, nous nous engageons à imposer contractuellement à nos sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.
- Délégué à la protection des données
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
Le Délégué à la Protection des Données (DPO – Data Protection Officer)
E-mail : dpo@chr-numerique.fr
Si les Personnes Concernées souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, elles ont la faculté de saisir le DPO aux coordonnées indiquées ci-dessus.
- Evolution
La présente Politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des Personnes Concernées par tout moyen, en ce compris la diffusion en ligne.
